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如何激励员工跟踪时间

让你的团队记录时间是每天的战斗吗? 这些建议可以帮助他们克服阻力,激励他们在一致的基础上跟踪时间.

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简介

所以,您最终决定执行时间跟踪. 你说服了领导团队,这是成功运作项目的关键. 首席财务官给了你预算. 在找到适合您的组织的工具之前,您研究并测试了不同的工具. 你付出了这么多,总有一天会得到回报的. 您终于向您的团队引入了这种全新的时间跟踪解决方案. 而且,响应? 蟋蟀.

没人跟踪时间. 更糟糕的是,你现在在浪费时间,你没有时间去哄骗人们提交他们的时间表. 你知道时间跟踪对你的生意很重要, 但现在你准备完全放弃它,只是为了摆脱这个巨大的头痛.

这是免费冰球突破网站经常听到的故事. 但是不要害怕! 您可以采取一些步骤来确保时间跟踪成功地推广到您的组织.

  1. 传达时间跟踪的价值 有时候,你所需要做的就是告诉你的团队为什么业务需要跟踪时间. 只要理解“为什么”就能激励他们进行跟踪.
  2. 〇加入你的团队 确保你的期望是明确的,并有一个适当的系统使发布时间跟踪尽可能无缝. 让你的团队知道他们在跟踪时间方面的所有不同选择.
  3. 将时间跟踪集成到您的工作流程- 如果将时间整合到现有的工作流程中,您的团队更有可能跟踪时间. 利用应用程序和集成使跟踪时间尽可能无摩擦.
  4. 让时间追踪成为一种积极的体验 通过花时间追踪他们真正喜欢的事情来激励你的团队. 利用这些数据来改善他们的生活,并奖励他们良好的时间跟踪习惯.

遵循这些建议,你的团队就会像一台运转良好的机器一样追踪时间.

沟通时间跟踪的价值

大多数人感到沮丧的时候,他们觉得他们被强迫做一些没有原因的事情. 如果他们要花时间在某件事上,他们想知道为什么. 这意味着, 让你的团队参与进来的第一步也是最重要的一步是:坦率地告诉他们需要跟踪时间的原因,以及你将如何使用这些数据.

要清楚地说明为什么时间跟踪很重要

大多数人真心希望自己的公司成功. 他们愿意付出额外的努力来确保这一切发生. 要清楚时间追踪是成功的关键. 您甚至可以采取额外的步骤,分享您将使用他们的时间表数据创建的实际报告的示例.

以下是公司追踪时间的几个常见原因,你可以向你的团队提出:

  • 跟踪计费时间 如果你按小时计费的话, 向你的团队展示他们跟踪的时间将如何被纳入发票, 公司的收入取决于他们追踪时间的长短.
  • 保持项目按部就班 如果你 使用时间跟踪来确保项目不超出预算,向人们展示你将创建的跟踪项目进度的实际报告.
  • 〇做出更好的估计 向人们展示时间跟踪如何让你创建过去项目的库, 以及这些信息将如何改善你的估计和定价.

提前知道什么是时间跟踪  

有很多关于时间追踪的恐惧. 许多人认为这意味着“老大哥”将监视他们的一举一动. 明确哪些事情不会发生,让人们放心(并鼓励他们跟踪时间).

让你的团队知道,你不会利用时间跟踪来监视、微观管理或评判他们. 是的, 有一些讨厌的工具可以监控人们在做什么,或者对他们的电脑进行截图. 你要明白这不是重点.

也, 要强调准确性是最重要的,你希望他们每周达到多少小时并没有什么神奇的数字. 让他们知道,如果他们一周工作少于40个小时,你不会惩罚他们. 否则,你的团队可能会编造出他们认为你想看到的东西.

在你的团队

您如何向您的团队引入时间跟踪会对他们最终是否跟踪时间产生很大的影响. 下面是一些顺利成功引入时间跟踪的技巧:

给一个演讲

没有人喜欢在一周中增加一个额外的会议, 但在这种情况下,一个介绍新工具的全员会议是有帮助的. 它确保每个人都在同一页上. 这也给了你一个机会来解决他们的问题和关注点.

以下是一些需要注意的事项:

  • 解释你为什么跟踪时间- 回顾一下所有需要追踪时间的原因. 这是展示一些样本报告或发票的好时机, 并解释为什么时间跟踪对获得这些信息至关重要.
  • 让人们知道他们的选择 这取决于你使用什么工具, 人们可能有许多不同的方式来输入时间-运行实时计时器或在事实之后输入时间, 使用移动或桌面应用程序,从集成或浏览器扩展跟踪. 一定要教育你的团队,帮助他们找到一种适合他们的跟踪时间的方法. 如果人们能够以最适合自己的方式追踪时间,他们就更有可能这么做.
  • 演示计时器 大多数人都熟悉电子表格中的日志记录时间, 但在工作时设置计时器和跟踪可能是一个新概念. 许多人认为不断地按计时器开始和停止是一件痛苦的事情. 但一旦他们尝试了,他们会发现这比他们想象的更容易(和更快). 为你的团队做一个小演示可以帮助他们立即看到这一点.

设定一个时间表

一个一致的时间表有助于保持每个人都在同一页上,并消除任何围绕预期的压力. 选择每个人的时间表到期的那一天. 大多数组织会选择周五下午或周一上午. 这样人们就知道什么时候必须完成时间表, 他们知道什么时候他们可能会得到一个跟进.

到了一周的那个时候别忘了提醒他们. 一个自动的Slack提醒或重复的日历事件可以做到这一点. 你的时间追踪工具可能有一个内置的提醒功能,你也可以利用它.

创建一个传奇

当你追踪时间, 你的团队必须记录客户, 项目, 和他们正在做的任务, 否则,信息的用处就有限了. 对于一些人来说,他们可能不清楚到底应该记录自己的时间做什么. 什么时候是设计vs. 发展? 如果他们在为一篇博客文章研究信息,这应该被视为研究或写作?

创建一个图例,其中包含每个项目和任务的快速描述. 明确人们在开会或发邮件等常见情况下应该跟踪自己的时间. 另外,确保在你的时间跟踪工具中有一个添加新项目和任务的过程.

让某人负责

现实情况是,时间跟踪很可能时不时地会被遗漏, 即使是最好的球队. 如果没有人温柔地提醒你, 你可能会发现你根本做不到.

让一个人负责整个公司的时间跟踪, 考虑把它融入到他们的工作描述中,以帮助确保它真的发生. 如果团队认为系统可以改进,这就给了他们一个可以提供反馈的人——有时让团队跟踪时间的最好方法是让他们参与过程.

不要忘记新员工

即使你给你的团队做了一次很棒的演讲,回答了他们所有的问题, 这并不能帮助所有在演示之后被雇佣的人. 确保新员工在入职过程中得到相同的信息. 你甚至可以花十分钟和每个人坐下来,回顾一下你的时间追踪工具,以及他们的期望. 当时间跟踪清楚地传达为他们的新角色的期望之一, 他们更有可能这样做.

将时间跟踪集成到您的工作流程中

每次你让人们打断他们正在做的事情或者切换上下文来启动计时器, 你在制造摩擦,使时间追踪不太可能发生. 将时间跟踪集成到团队的工作流程中可以消除这种摩擦,并使人们更容易地跟踪他们的工作.

另外,将时间跟踪集成到工作流程中会使时间跟踪更加可见. 如果你的团队在他们正常工作的地方看到了计时器, 这可以促使他们追踪时间,否则他们可能已经忘记了.

以下是一些将时间跟踪融入工作流程的技巧:

  • 在你最常用的设备上记录时间 你的大部分工作都是在电脑上完成的吗? 看看你的时间追踪工具是否有桌面应用程序. 你是否忙个不停,在很多客户的办公室里开会? 寻找一个移动应用程序. 你基本上是生活在你的Chrome标签页吗? 检查浏览器扩展.
  • 在你组织工作的工具中跟踪时间 利用任何机会 您的时间跟踪工具提供的集成,尤其是那些允许你在你喜欢的项目管理系统中跟踪时间的软件. 这样当你检查你下一步需要完成的事情时, 你可以在那里开始计时. 对于大多数人来说,从Asana、Basecamp或Trello中追踪时间是非常有用的. 对于开发人员来说,从GitHub上跟踪时间可能是最有意义的. 对于客户支持部门的人来说,可能是Zendesk.
  • 查看第三方工具- 即使你的时间跟踪工具没有提供很多集成, 您可以通过第三方工具创建自己的程序,例如 Zapier. 这些工具还可以帮助您开发有用的自动化,从而消除重复的时间表任务带来的痛苦.

让时间追踪成为一种积极的体验

激励你的团队需要努力工作. 人们很容易因为不跟踪时间而制定法律并施加负面后果. 但如果你花时间为你的团队追踪积极的体验,它会更有效, 并强调追踪时间所带来的好处. 这样,他们就会真诚地期待这样做,而不是仅仅把它视为必要的邪恶.

以下是一些确保时间跟踪对你的团队产生积极影响的方法:

预防精疲力竭

使用通过时间跟踪收集的数据来防止倦怠,并加强工作与生活的良好平衡. 如果你注意到人们每周都超过40个小时, 你可以积极干预,帮他们完成一些工作. 当人们知道你在利用他们的时间支持他们, 他们更有可能追踪时间.

改进项目的运行方式

有时候人们并没有意识到他们在会议上花了多少时间, 电子邮件, 或者其他内部过程,直到他们看到这些时间的总和. 使用这些数据来减少浪费的内部工作. 你的团队会感激你的.

助人自助

时间跟踪为了解您的工作方式提供了有趣的见解. 你是否花更多的时间查看邮件,而不是完成实际交付的工作? 你的大部分时间都用在最重要的事情上了吗, 或者你经常被小事情分心? 时间跟踪数据可以帮助人们改善他们的工作习惯. 让您的团队成员参与这些数据,以激励他们更准确地跟踪.

奖励那些追踪时间的人

一点贿赂也无妨! 想想当你的团队在追踪时间方面做得特别好时,你可以奖励他们的方法. 也许你可以每周请他们吃午饭,这样他们的时间表就会百分之百准时. 免费冰球突破网站甚至听说过 机构 只有提交了工时表的员工才能在办公室喝到啤酒. 也许一个月成功提交的时间表可以带来当地酒吧的欢乐时光或公司的郊游. 发挥创意,花时间追踪团队真正期待的事情!

不要浪费时间去追踪消极的经历

无论你做什么,都要注意把时间跟踪和惩罚联系起来. 如果时间跟踪给你的团队带来了负面的体验, 他们会来怨恨的, 每周都会变成一场战斗. 避免在Slack或全公司的电子邮件中公开羞辱他人. 你也要避免因为忘记提交时间表而受到金钱惩罚, 比如拒绝给员工发工资或扣留他们的奖金. 虽然有时候很难,但最好是用积极的动机来制定时间表.

结论

免费冰球突破网站希望这些建议能让您的团队走上成功的时间跟踪之路! 最重要的是找到一个适合你的团队的系统. 这需要一些尝试,你可能会遇到一些阻力,但不要灰心! 一旦人们进入了追踪时间的最佳状态,你会惊讶于它是多么的轻松.

当然,这在很大程度上取决于拥有正确的工具. 如果您想了解收获如何帮助您的团队跟上时间跟踪的速度, 您可以了解更多关于收获的信息 在这里,甚至 开始免费试用 然后自己试开一下.