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项目成本估算:管理成本 & 时间线

创建一个项目评估不应该像旋转轮子一样. 时间跟踪数据可以帮助您预测项目何时完成以及成本.

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介绍

所以,你的公司即将有一个新项目. 太棒了! 但在客户在虚线上签字之前, 他们想知道一些棘手问题的答案:这个项目将花费多少钱? 什么时候能完成?

这些问题不仅对你的客户很重要,对你的生意也很重要. 答案是每个项目的基础. 他们决定谁将负责这项工作以及工作多长时间. 他们甚至可以决定你是赚钱还是赔钱.

即使赌注如此之高, 许多企业仍然没有一个有组织的估算方法. 很多时候,他们只是从帽子里选出一个数字,或者转动一个轮子,希望它能落在能够盈利的东西上.

你无法切换到自动开始做出更好的估计. 但, 借助时间追踪, 有可能采取更多的数据驱动的方法来减少项目的亏损风险. 以下是如何开始:

奠定了基础

作为一个客户服务企业, 你所能拥有的最有价值的数据是关于你的时间都去了哪里的信息, 因为, 在一天结束的时候, 时间就是你卖的东西.

以便估计未来的项目, 你需要知道在过去,类似的项目需要多长时间才能完成,以及它们花费了你多少钱.

以便估计未来的项目, 你需要知道在过去,类似的项目需要多长时间才能完成,以及它们花费了你多少钱. 获取这些信息的唯一方法就是追踪时间.

时间跟踪听起来令人生畏,但如果你设置得当,它会出奇地简单. 这里有一些技巧可以确保你获得真正有用的数据:

1. 跟踪具体项目的时间

确保你 跟踪单个项目的时间,并且这些项目与你所支付的项目相对应. 这将确保您的数据以一种有用的方式打包.

2. 跟踪具体任务的时间

在每个项目中,你还需要跟踪具体任务的时间, 比如设计、项目管理或会议. 这将帮助您深入了解特定任务的成本.

3. 每个人都需要追踪时间

每个参与项目的人都需要跟踪他们的时间, 否则您的数据将是不完整的.

4. 确保数据准确

你的团队应该跟踪他们在一个项目上花费的实际时间. 确保他们不是在输入他们认为你想要看到的“神奇数字”. 如果你的数据不准确,你的估计就会出错.

5. 确定哪个时间属于哪个人

你公司里不同的人可能拿着不同的薪水. 为了计算出一个项目的真实成本, 你需要每个人都有分解时间的能力.

6. 组织你的数据

您希望每次启动新项目时都能够返回数据. 用有组织的时间表数据维护过去项目的库将为你将来节省时间. 如果可能的话,将类似的项目与项目代码之类的东西组合在一起.

估计项目时间进度

一旦你的时间跟踪系统已经运行了几个项目, 你可以开始利用它了. 在进行评估时,最容易开始的地方是项目将花费多长时间. 一旦你对项目时间表感觉良好,你就可以估计它需要多少成本.

第一步是回顾您为之收集数据的项目库. 您需要找到与您即将开始的项目类似的项目. 如果你的潜在客户来找你重新设计网站, 回顾一下你过去做过的网站重新设计. 如果你正打算开发一款手机应用,不妨回头看看其他应用项目.

一旦你确定了相关的项目, 首先要看的是它们花费的总时间. 这会让你对新项目的时间框架有一个粗略的概念. 接下来,按角色深入了解每个项目花费了多少时间. 设计师在这上面花了多少时间? 开发人员花了多少时间? 项目经理呢??

很明显, 每个项目都是不同的, 你必须根据这个项目的具体情况做出调整. 但是回顾过去的项目可以为你估算每个角色在项目上需要花费多少时间提供一个坚实的起点.

一旦你对这个数字感觉良好, 在接下来的几个月里,您可以将其与团队的能力进行匹配. 理想情况下,你应该已经有了一个系统,可以跟踪每个团队成员在接下来的几个月计划工作多少小时,以及他们可以承担多少新工作. 如果您没有,免费冰球突破网站建议您退房 收获预估.)

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将每个角色所需的小时数与该角色人员的可用性相匹配. 如果你估计这个项目将需要30个小时的设计时间, 而你的设计师却什么都不做, 她也许能在一两周内把事情处理好. 但如果这也需要20个小时的开发时间, 你所有的开发人员在这个月剩下的时间里都在忙其他的工作, 这样会把最后期限提前一点.

一旦你将项目需要的时间与你的团队当前的能力相匹配,你就应该对项目何时完成有一个相当准确的估计.

当企业估计错误时, 这通常是因为他们低估了做一件事需要的时间. 不要忘记考虑可能导致项目进度落后的不可预见的情况. 如果你认为一个项目只需要6周时间, 然后你收取你的客户整整六周的工作费用, 如果这个项目出乎意料地花了八周时间,你就得自掏腰包支付额外的费用. 别忘了给自己留点余地.

估算项目成本

现在,最难的部分来了——弄清楚要收取多少费用. 有 可以使用几种方法为项目定价. 你最终会收取多少费用,很大程度上取决于你使用的定价方法和你的企业的具体情况.

然而, 有一个基本的规则适用于(几乎)所有的项目:你需要向你的客户收取比你的工作成本更高的费用. 换句话说,你想在这个项目上赚钱,而不是赔钱.

所以,要想弄清楚向客户收取多少费用,首先要估算完成这个项目所需的成本. 一旦你知道了这个量, 然后,你可以将与经营业务相关的固定成本和利润率考虑在内, 这就是你最终要向客户收取的费用.

计算你的成本, 你要利用你提出的项目所需时间的估算. 有几种不同的方法可以将这个数字转化为项目成本的估算:

  • 按个人时间划分 最准确的估算方法是找出谁将参与这个新项目,以及每个人将投入多少时间. 然后,你可以将这个数字乘以每个人的成本率(即你每小时付给他们多少钱),得出总成本估计.
  • 按角色划分工作时间 如果每个职位的薪水没有很大的差异, 你可以将每个角色在项目上花费的总小时数分解(i.e. 所有设计师的总工作时间,开发人员的总工作时间等等.). 然后将每个角色的总小时数乘以每个角色的平均成本率.
  • 使用混合率- 有些人发现使用混合成本率更快——一种代表团队中每个人的平均成本率. 这样,他们就可以将项目估计的总小时数乘以混合比率,并得到一个大致的成本.

无论你选择哪种方法, 你得出的总数是完成这项工程所需费用的粗略估计. 支付这些费用是你需要向你的客户收取的最低费用.

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收获允许您为团队中的每个人分配成本率, 这样你就可以在他们记录时间的同时记录你的成本.
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提高你的估计

要记住的重要的事情是,创建项目评估是一个迭代的过程. 你做得越多, 你会得到更好的, 部分原因是你会有更多的历史数据可以回顾. 这里有一些方法可以确保你在每次评估中都做得更好:

找出问题出在哪里

当你结束一个项目时,停下来看看它是如何完成的. 最后是亏损吗? 换句话说,你的成本是否高于你向客户收取的费用? 如果是这样,那可能意味着你的估计有误.

这有助于理解为什么. 范围改变了吗? 你的团队没有有效地利用时间吗? 客户有很多反馈吗? 这些问题的答案不仅可以帮助您改进项目的运行方式, 随着您更好地预测意外事件,它们还将帮助您改进未来的估计.

回顾个人估计

仅仅关注项目整体是否盈利(或亏损)是不够的. 有时,有利可图的底线可以掩盖隐藏在表面之下的问题.

回顾你的项目时间表,以及你为每个人和任务估计了多少小时. 你对这个项目所需要的设计量的估计是否有偏差? 为什么? 有没有一个人在这个项目上工作的时间比你预期的要长? 与您的团队交谈并回答这些问题将大大提高您的评估水平.

系统地 将您的估计时间与您的团队实际跟踪的时间进行比较 能否帮助您提出一个“缓冲区”,您可以应用于未来的评估,以确保您不会烧伤.

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结论

如果你是从零开始,这个过程听起来可能令人生畏, 但是一旦你养成了为你完成的每个项目收集和分析时间跟踪数据的习惯, 它变得相对简单.

改进对即将到来的项目的评估只是其中之一 跟踪时间有很多好处, 其中包括向你的客户收费, 保持项目盈利, 更好地管理你的团队. 唯一的问题是,许多人认为追踪时间是一件痛苦的事情. 他们的团队抱怨不得不这么做,他们只是认为不值得为此而战.

这就是为什么它是有意义的一个工具,如 收获. 它使您的团队输入时间变得简单, 借助直观的计时器消除摩擦, 移动应用程序, 以及与您喜欢的工具的集成. 通过将时间表数据导入直观的可视化报告,它可以轻松地分析项目. 了解更多 or 免费试一试 30天.