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时间表

如何掌握项目时间管理

在这篇文章中, 免费冰球突破网站将分享四个关键的项目时间管理策略,以帮助您和您的团队在不耗尽精力的情况下更有效率.

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简介

你在项目时间管理中学到的最重要的一件事是:不是所有的时间都可以用掉——否则, 你会花, 没有任何东西可以给予. 你可以把日历想象成一件艺术品. 就像当一幅画被空白框起来时,你会更欣赏它的主题, 负空间, 所以,只有当你的任务有类似的缓冲时,你才能最大限度地发挥你的创造力和产出.

良好的项目时间管理, 然后, 是关于识别什么是真正重要的,并围绕它的一点无关紧要吗. 这可以帮助你保持高效而不倦怠.

今天, 项目时间管理尤其重要,因为太多的通知和消息占用了你的时间. 时间是一种你永远不会拥有更多的资源,管理它就是要知道如何使用你所拥有的. 因此, 质疑传统,问问自己什么是必要的,什么只是程序上的包袱——那些免费冰球突破网站继承下来的习惯可能对免费冰球突破网站没有好处——可能是有用的, 比如默认长达一小时的会议.

当你擅长项目时间管理的时候, 你在一天中打开了额外的时间, 深化你的注意力, 并且在相同的时间内完成更多的工作. 通常情况下,项目时间跟踪和项目时间管理软件起到辅助作用.

以下是在项目中管理自己和他人时间的四种策略:

1. 制定工作计划

从你的项目交付日期开始,向后工作. 你需要达到的关键里程碑是什么? 每个阶段需要涉众签署的内容? 有哪些依赖关系? (例如, 在设计师开始制作线框之前,你是否需要先写好网页的文本?)

假设大多数活动——也许是所有活动——将比预期多花20%的时间,这从来都不是一个坏主意. 人类总是倾向于低估做一件事所需要的时间 计划谬误——一种乐观的认知偏见,让免费冰球突破网站相信事情会比实际更容易.

按照相反的顺序创建一个时间表来完成所有这些里程碑. 例如, 如果你需要在X日期前交付示意图, 你需要在Y日期前校对最终设计版本, 这意味着设计需要在Z日期前完成, 等等, 直到项目开始.

如果你在过去使用过项目管理和时间跟踪软件, 使用历史数据会更精确. 回顾过去类似的项目. 你认为他们会花多长时间,他们实际上花了多长时间? 如果有10%的差异,并且这在不同项目中是一致的,那就把它加进去.

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收获 可以根据历史数据帮助确定新项目的规模和资源分配吗.

2. 保持项目时间跟踪日志

管理理论家彼得•德鲁克(Peter Drucker)最著名的一句话是“被衡量的东西会被管理” 从来没有 ,但它有一点道理. 如果你不知道你和你的团队实际上是如何花费你的时间的, 你不知道如何改进项目时间管理.

项目时间跟踪, 或者跟踪项目中每个活动所花费的时间, 能让你了解项目的健康状况吗. 这是一种观察你在实现目标方面进展如何的方法, 无论你是按小时计费还是按项目计费都很重要. 

对于按小时计费的团队, 项目时间跟踪提供了客户无法反驳的无可争议的记录. 对于按项目计费的团队, 它让你知道你是否还有更多的时间, 更为常见, 已经在. 

知道你在一个项目上花费了太多的时间,并不总能让你向特定的客户支付更多的费用. 但是随着时间的推移,这些数据可以帮助您更好地确定范围.

设计机构 查尔斯 使用 收获 进行时间跟踪和回顾. “免费冰球突破网站可以看看之前的项目,然后说, “好吧, 这是如何与类似类型的项目相比较的? 哦,等等,免费冰球突破网站走远了. 为什么? 好吧, oh, 因为免费冰球突破网站错误地推销或歪曲了免费冰球突破网站的想法。’”艾伦·爱德华兹说, 首席执行官.

如果没有其他的,带时间跟踪的项目管理会让你诚实. 认为你花了一定的时间是很好的, 根据感觉给客户开账单, 但知道实际花费的时间可以改变你的思维. 你可以接受这样的安排,但这是你的团队? 你的首席财务官? 你自己的组织真的做得对吗? 时间跟踪鼓励你至少考虑一下它.

现在,时间追踪有一个方面有点矛盾. 记录时间需要时间. 如果你让人们填写电子表格来记录他们工作了多少, 这影响了他们的工作, 更精确的测量是有代价的. 像收获这样的时间跟踪应用程序通过易于使用的移动和桌面应用程序减轻了这种负担.

3. 优先考虑工作与生活的平衡

回想一下免费冰球突破网站之前谈到的负空间,以及用空的东西填满你日历的某些部分? 这是你的机会. 给你自己和你的团队适当的休息时间,这样你就可以真正地在工作. 这自然会带来更好的工作.

一项研究 研究发现,每年休假超过10天的员工获得奖金或升职的可能性是没有休假的员工的两倍. 时间可能会 增强你的免疫力 (首先想到的是任何人?), 提高婚姻满意度, 减少日常的压力如果你花一些时间睡懒觉, 让你更有创造力

良好的项目时间管理为更好地平衡工作和生活扫清了道路,它给团队更多的时间来计划,而不是花更少的时间来赶进度. “时间追踪显示一个人是否负担过重,这就成为一个即时的对话,迈克尔·库切拉说, 网站设计公司的首席运营官 Zehner.

如果你有一个项目时间跟踪应用程序, 经理们甚至可以监控员工是否“过热”,是否需要告诉他们休息一下.

4. 在项目管理中不断改进你的时间管理

在每个项目结束后,进行回顾. 让这成为过程的一部分, 所以即使你觉得开始下一个项目很匆忙,你也会收集它, 因为只有在衡量你如何使用你的时间时,你才能知道如何提高. 

在回顾中,问一下,什么进展顺利? 出现了哪些意想不到的挑战? 你的估计与现实相符吗? 

你的时间数据越准确,你就越能理解时间是如何被使用的. 当然,一个项目可能已经超时了,但你真的知道为什么吗? 如果你使用的是项目时间跟踪和管理软件, 您可以深入研究运行过的特定活动. 你可以重演,探索反事实的问题,比如, “如果这个阶段总是按时完成,对免费冰球突破网站的盈利能力意味着什么?”

如果你真的想要洞察, 对每个项目的时间管理效率进行1-5颗星的评级. 然后,您可以在时间跟踪工具中分析低星级和高星级项目,以便在项目运行不足或超标时检测模式.

这样的数据可以帮助你做出更好的估计. 虽然这会让客户开心,但也会让员工更开心. 没有人喜欢匆忙或落后,每个人都喜欢在给定的时间内做最多的事情. 为了做到这一点,你需要在每个任务周围留一点空白.

如果你愿意的话,给自己一些喘息的空间.

这样,项目就不会仓促.

人们有时间优先考虑他们的精神健康.

你可以给每一个项目你最具创造性的输出.

从今天开始进行更好的项目时间管理, 制定工作计划, 保持项目时间跟踪日志, 优先考虑工作与生活的平衡, 持续改进, 再查查时间追踪软件.