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4个关键的工作时间管理策略

在这篇文章中, 免费冰球突破网站将分享四个关键的时间管理策略来帮助你重新掌控你的时间表, 做更多的事情, 并改善与团队的协作.

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介绍

时间是免费冰球突破网站最重要的不可再生资源. 对于按小时计费的企业,时间是 字面上的 钱. 然而,管理免费冰球突破网站每天的时间可能比在电子表格中管理金钱更具挑战性.

免费冰球突破网站如何度过免费冰球突破网站的日子,当然,免费冰球突破网站如何度过免费冰球突破网站的生活,”作家 安妮·迪拉德 提醒免费冰球突破网站. 你愿意把工作时间花在深入的项目上吗, 建立有意义的关系, 解决改善人民生活的重大问题? 或者当你的注意力被没完没了的邮件浪费掉时,你会被一股狂热的能量淹没, 会议, 会议本来可以是电子邮件……(你懂的)?

幸运的是, 每个人都可以采用大量的时间管理策略——只需要一点实践. 下面, 你会发现四个关键的时间管理技巧可以帮助你重新掌控自己的时间表, 做更多的事情, 并改善与团队的协作.

1. 废弃你的待办事项清单

是的,你没看错. 任务列表没有 事实上,有效的. 它们提供了太多的选择, 不要对不同的任务进行有意义的区分, 并且缺乏截止日期和其他义务的背景. 这可能会导致一些问题,包括瘫痪(我该从哪里开始呢?)到确定问题的优先次序.

没有游戏计划, 免费冰球突破网站很容易不确定从哪里开始, 或者陷入常见的提高效率的陷阱,比如专注于最紧急的任务,而忽略了不紧急但重要的任务. 使用艾森豪威尔号这样的工具 时间管理矩阵 能帮你确定哪些任务最值得你花时间和注意力吗.

要进一步采用这种方法, 在日历上为每个任务安排工作块会很有帮助. 这被称为“时间限制”,这是一种有效的时间管理策略,因为它消除了选择的悖论, 将你的工作与其他任务联系起来, 并提供一个 实现意图-计划什么时候做你决定的工作是最重要的.

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对于个人:制定每日计划
早上的第一件事, 拿出你的日历,为你的一天做一个计划(你也可以在前一天晚上做). 首先把所有会议或其他任务都排除在外,然后看看还剩多少时间. 尽量留出更长的时间来深挖, 专注的工作和更短的时间块快速和简单的任务. 如果事情发生了,打乱了你的计划,不要有压力. 根据你今天还能实际完成的事情来调整你的日程表,把不那么紧急的任务推到明天.

对于团队:练习“进度同步”
在共享的数字日历中为你的一天计时, 如谷歌或Microsoft, 自动使您的工作日程对您的队友可见. 但是你可以通过计划进一步使用这个策略 定期复习时间 员工和管理者之间. 复习时间不需要太长(10 -15分钟就可以了), 但应该给经理和员工一个机会,看看彼此的时间表,确保他们的优先事项是一致的. 这对那些向多个经理汇报工作的人尤其有帮助——定期汇报工作, 他们可以确保每个人都在相同的页面上如何使用他们的时间.

2. 使用计时器来集中注意力,进入心流状态

你是否曾经如此专注于某件事,以至于整个世界都消失了? 这是流. 这是一种快乐的嗡嗡状态,你完全沉浸在一个有趣的挑战中, 用犀利的焦点,让你产生你最好的工作. 流量是生产力的crème de la crème(更不用说它有很多 情感的好处). 但在现代工作场所的各种干扰中,想要进入状态并不总是那么容易.

让你更容易进入心流状态的一种方法是使用计时器为你自己创造一个不间断的工作块. 你可以遵循一种既定的时间管理技巧,比如 番茄汤技术 (冲刺跑25分钟,休息5分钟)或者选择最适合自己的时间段. 你可以使用专门的时间跟踪应用程序,比如 收获,或者使用手机上的计时器应用程序.

在你开始定时工作之前, 一定要设定一个可实现的目标, 挑战自己的目标, 取决于你希望完成什么. 例如,“写500个单词”或“调试25行代码”.然后,在工作结束时,你可以回头看看自己做得如何.

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对于个人:创造一个工作前的仪式
在开始计时之前,要做好心理准备. 关闭你的电子邮件,设置你的状态为“离开” 松弛戴上降噪耳机,或者做任何你需要做的事情来集中注意力. 例如,通过创建一个仪式来标记工作块的开始, 煮一杯咖啡, 关闭多余的标签, 开始计时——你创建了一个例行公事,让你的大脑更容易将这些行为与进入心流状态联系起来.

对于团队:培养专注的文化
防止队友互相干扰, 这可能有助于创造一个普遍理解的信号,即某人正在集中精力,不应该被打扰. 一个重要的特点 收获松弛集成 你可以通过他们的收割计时器看到他们在做什么. 可以考虑让它成为一种团队练习,在你通知某人之前,你要确保他们没有专注于一项深入的工作任务. 你也可以手动更改松弛状态,显示你正在聚焦, 或者使用视觉提示, 就像戴着一顶愚蠢的帽子(思考帽), 也许?).

3. 批量处理邮件和聊天记录

电子邮件是现代工作者的祸害. 上班族平均每天会收到数百封电子邮件,研究表明,在查看完电子邮件后,普通人大约需要64秒才能回到工作中. 如果你在另一个标签页或应用程序中打开你的电子邮件收件箱, 你总是让别人分心. 你很容易“随便看一眼”,然后就忙着回复信息——这对你的其他任务造成了很大的影响. 注意力分散对心流状态尤其有害,而心流状态对高效工作至关重要.

近年来, 团队聊天的日益流行也带来了新的分散注意力的可能性. 而像这样的应用 松弛团队 这些工具是否使协作变得比以往任何时候都更容易,它们也有自己的一套问题. “群聊就像参加了一个全天的会议,参与者都是随机的,而且没有议程安排,”他说 杰森炸创始人 & 贝斯卡普公司的首席执行官,这家公司主要提供团队聊天产品.

这就是为什么把查看信息——无论是电子邮件还是聊天——限制在一天中的特定时间是有意义的, 所以它不会对你的其他任务产生负面影响. 生产力专家称之为“批处理”.“这种策略与时间限制特别匹配. 通过指定固定的时间块来处理你的收件箱和群组消息, 一天中的特定时间, 你消除了可能错过重要事情的焦虑. 其余的时间,你可以把你的全部注意力放在你最重要的项目上.

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对于个人:在你的日程表中指定发送电子邮件和信息的时间
每天安排一些重复的时间,在这些时间里你将分批处理电子邮件和聊天消息(例如, 早上15分钟, 下午15分钟, 每天下班15分钟). 其余的时间,关闭你的收件箱和聊天窗口,这样你就不会被诱惑去看它们. 专家提示: 您可以在Gmail中暂停消息,并将它们设置为在需要时在特定日期重新显示. 你还可以使用松弛和团队等工具中的提醒功能,在设定的复习时间里重新显示重要的笔记.

对于团队:通过电子邮件和群聊设定明确的期望
建立关于电子邮件和群聊的团队指导方针,让人们知道他们不需要经常在线. 这些指导方针可以像设定“安静时间”一样具体, 下午6点到早上8点之间不要发电子邮件或聊天信息),也不要把团队的总体理念放在邮件上. 专家提示: 如果你在一天结束的时候清理你的电子邮件收件箱, 使用Microsoft office或Gmail之类的插件安排您的外发消息 Mixmax 所以他们第二天早上到了,你就不会把工作压力强加给别人.

4. Gamify时间跟踪

追踪你的时间是收集过去项目数据并将这些见解应用于未来工作的最好方法之一. 为团队, 尤其是那些按小时计费的, 这是确保定价估算准确、确保项目正常运行的关键方法. 在个人层面,这也是有帮助的. 跟踪你的时间是一个很好的方法来检查你的工作习惯,看看你的日常生活中是否有你可以优化的部分. 也许你会发现自己其实是一个早起的人,应该把这段时间留给最需要的项目. (谁知道?!)

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像收获这样的时间管理软件可以帮助你记录你的工作.

在纸上记录时间是可能的, 对大多数人来说, 使用时间管理软件要实际得多 收获 把你的工作记录下来. 当你开始一个工作块时,你可以在应用程序中直接启动一个计时器, 或者在一天结束的时候手工填写时间. 当你让时间追踪变得有趣时,你会保持更一致(并从中获得最多), 所以,看看下面的建议,看看如何将你的时间追踪练习游戏化.

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对于个人:保留一个深入的工作记分牌
为了激励自己为深入、专注的工作留出时间,把你的时间日志作为一个 个人计分板. 试着设定一个有挑战性,但可以实现的目标. 例如, 你可以每周有20个小时的专注时间, 大概占你总工作时间的一半. 考虑一下:每天或每周的“得分”是可以达到的, 但仍然会把你推向能力的极限?

团队:把时间追踪变成团队运动
团队还可以利用游戏化来促进一种文化,庆祝时间跟踪,并使过程更有趣. 例如,在创意公司The Charles,游戏化融入了他们的时间追踪过程. “免费冰球突破网站在松弛上做民意调查,让人们猜猜:谁发送的休闲裤最多? 谁在一个特定的项目中做的工作最多? 免费冰球突破网站最糟糕的烧伤项目是什么? 免费冰球突破网站过去了几个小时?首席执行官亚伦•爱德华兹说. “免费冰球突破网站尽量不把它看得太严肃,而是从中获得乐趣.“这类活动让团队对时间跟踪感到兴奋,作为奖励,传播有价值的见解,可以帮助他们思考未来的工作.

时间越多,问题越少

无论免费冰球突破网站愿不愿意,时间都在稳步前进. 但是通过实施上述的一些时间管理策略, 你将能够充分利用你所拥有的时间, 而不会觉得它总是从你的指间溜走. 反过来, 你将能够花更多的时间在重要的事情上——导致更有意义的项目, 更有意义的关系, 并最终, 更有意义的工作生活.

试着从上面的一种方法开始,并尝试几周. 如果进展顺利,添加另一个—这被称为 习惯叠加 通过将新的行为融入到旧的行为中,这是一个很有用的策略. 例如, 如果您开始安排处理消息的时间, 几周后,开始遵循每天的习惯并不是什么大的飞跃, 时间框时间表.

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