跳到内容
using-time-tracking-avoid-burnout

使用时间跟踪来防止团队倦怠

了解时间表数据如何让您了解谁工作太多了, 所以你可以在倦怠成为问题之前发现它.

下载 下载

简介

作为一名管理者,你希望团队成员的利益最大化. 你要让他们有能力做伟大的工作,同时给他们留出办公室之外的生活空间. 你要明白这一点才能成功, 企业需要尊重员工的时间和幸福——不仅仅是因为这对企业有好处, 而是因为这是正确的选择.

对员工健康最大的威胁之一是长期工作压力带来的倦怠感, 疲惫, 幻灭感让人们无法全身心投入到工作或家庭中. 职业倦怠会给个人带来相当严重的健康成本, 它还会破坏一个团队的平稳运作, 导致生产力下降和高流动.

导致倦怠的因素有很多,但其中一个很大的因素就是过度工作. 当你的团队中有人一直工作很长时间, 这可能是他们有精疲力竭的危险的迹象. 这就是时间跟踪的作用. 它可以帮助你洞察谁工作太多,并帮助你解决问题. 它甚至是预防倦怠的有用工具.

本指南将介绍时间跟踪如何帮助你

  • 发现团队成员有精疲力竭的危险
  • 和他们一起解决问题
  • 鼓励你的团队积极预防倦怠
  • 改进预估,在倦怠发生之前阻止它

发现倦怠

对抗倦怠的第一步是考虑你的团队每周的能力, 或者人们每周应该工作多少. 总有糟糕的日子和忙碌的星期, 但许多企业从未停下来思考理想情况下的健康工作时间是什么样的. 具体数字取决于你的业务性质. 然而,有研究表明 工作50小时后,工作效率会急剧下降,这 任何超过39岁的人都可能对个人健康构成威胁.

在收获,免费冰球突破网站将团队的工作时间设定为每周35小时. 这是免费冰球突破网站认为可以让免费冰球突破网站的团队最有效率的时间, 同时也能让他们健康地生活, 工作之外的充实生活.

乍一看,这似乎不是很多, 但请记住,团队的能力应该是人们实际花费在工作上的时间. 它不包括午餐、长时间的咖啡休息时间或绕着街区散步. 如果有人投入了40个小时的实际工作, 这意味着他们花在“工作”上的时间比朝九晚五的上班族多得多, 每周四十小时的工作时间.

免费冰球突破网站对这个数字的感觉是如此强烈,以至于免费冰球突破网站把它构建成 收获 本身. 在 团队部分,您可以回顾您的团队跟踪了多少时间,并将其与他们的能力进行比较. 每个新帐户的默认容量是每周35小时. 尽管你可以改变这个数字, 免费冰球突破网站希望将35小时设置为默认值,是为了让每个使用收获的团队都能停下来,思考什么容量对他们的团队才是真正合理的.

harvest-team-report

收获使您可以很容易地看到您的团队工作了多少,并将这个数字与他们的容量进行比较. 了解更多

一旦你确定了每周的容量, 您将希望了解您的团队经常使用了多少这种能力. 如果有人刚好以他们的能力来工作,或者有些不足,事情可能还好. 如果某人的产能过剩超过几个小时,回顾一下前几周. 如果是一次性的,这周很可能只是很忙. 但如果他们已经连续几周产能过剩, 这意味着是时候谈谈什么是 发生了.

与你的团队交流

一旦你发现有人在超负荷工作, 深入了解他们的时间表,看看哪些事情占用的时间最多. 时间表数据可以为您提供很多关于正在发生的事情的线索, 但最终问题不会得到解决,除非你和那个人坐下来谈. 只有和他们交谈,你才能找到问题的根源.

当你看他们的时间表时,可以问自己一些问题,这些问题可以帮助你引导你们的对话:

是否有一个特别的项目占用了他们太多的时间? 是不是在某些方面出了问题? 如果客户一直在扩大范围,也许你可以介入并反击. 如果有一项任务比预期花费的时间更长——比如一个被证明比预期更棘手的编程问题——看看是否可以将其他人转移到这个项目中 几周.

内部流程是否妨碍了他们最重要的项目? 他们可能会工作到很晚来弥补差额. 是否存在不是每个人都需要参加的会议或电子邮件链? 是否有可以简化的每周更新? 是否有一个内部项目可以推迟到其他工作暂停时再进行?

是否有一些工作可以转移给其他人? 他们手头的事情有没有可以重新安排的? 时间跟踪,配合团队调度工具,比如 预测,可以在做这些类型的决定时提供很大的帮助. 你很容易就能看出谁在接下来的几周有多余的时间来做更多的工作.

是时候雇人了吗? 如果你的团队中有几个人长期超负荷工作, 这可能意味着是时候开始招聘了.

授权人

让你的团队成员知道,他们不必等到你发现他们已经精疲力竭了. 鼓励他们为自己的幸福负责,和你一起努力确保他们不会筋疲力尽.

许多人害怕追踪时间. 他们认为这是一种负担,对他们没有任何帮助. 让你的团队清楚地知道他们跟踪的时间可以帮助他们了解他们是如何工作的. 它可以让他们知道他们是否把大量的时间花在最重要的工作上, 或者他们的一天被干扰和不那么重要的任务打断了.

当他们和经理谈论他们在工作中的感受时,所有这些信息都是一个很好的资源. 如果某人的实际工作量导致精疲力竭, 有了这些硬性数字,就可以更容易地谈论转移项目或重新安排工作的优先级. 这些数据通过排除假设,帮助将对话提升到一个更有效的空间.

也许每个团队成员能做出的最大改变, 虽然, 使用时间跟踪来督促自己对最重要的事情负责吗. 每个人都应该在一周的开始花一些时间来确定他们想要完成的两到三件主要的事情. 然后,他们可以回顾自己的时间表,看看自己在坚持这些优先事项方面做得有多好.

鼓励你的团队问一些关于他们如何花费时间的问题:他们是否花了很长时间专注于他们的主要优先事项? 他们是在一周的开始处理这些问题,还是拖到最后一分钟? 他们是否经常被会议和ping信息分散注意力?

创造这样一种文化:人们可以主动联系会议组织者,询问他们是否真的有必要出席会议. 鼓励人们在日历上安排集中精力的工作时间, 在会议上为这段时间辩护. 这取决于你的职业, 团队成员可以关闭邮箱几个小时,或者暂停Slack上的通知.

这可以帮助人们确保他们有足够的时间去做真正能创造价值和对他们有意义的工作. 它可以帮助他们确保他们有时间做那些能帮助他们实现目标和成长为专业人士的事情. 这种成就感和成长感可以很长一段时间避免倦怠.

改善估计

职业倦怠的最大原因之一是期望和现实之间的错位, 尤其是涉及到时间的时候. 这通常表现为项目估计所需时间的差异, 以及完成它需要多长时间.

例如, 如果你估计一个项目只需要20个小时来设计, 但它最终花费了40多个小时, 那个设计师会被拉得很紧的, 尤其是在截止日期前.

评估并不是一门精确的科学——它们一定会有一些偏差——但如果它经常花费你的团队比你预期的更长的时间来完成一个项目, 这会带来麻烦. 项目开始堆积在一起, 最后期限变得紧张, 人们最终会工作更长时间来让它发挥作用. 如果你从来没有改进过你的估计, 你永远无法真正解决精力耗尽的问题, 因为人总是会被拉得太紧.

时间跟踪可以帮助你做出更现实的估计, 因为它能让你回顾过去完成的类似项目, 看看这个项目的每个部分花了多长时间. 然后, 当一个新项目开始时, 您可以根据实际的历史数据为项目的每个单独元素创建一个估计.

当你完成一个项目, 养成一个习惯,将你估算的每个人在项目中的工作时间与他们实际跟踪的时间进行比较. 这将允许您进一步完善您的评估,因此随着时间的推移,它们会变得更好. 更现实的估计意味着您将更好地处理团队的工作量, 而且会有更少的惊喜 为他们.

要了解更多关于使用时间跟踪来改进您的估计的信息,请查看免费冰球突破网站的指南. 读到现在

结论

倦怠是一种复杂的现象. 在一天结束的时候, 这需要一种人与人之间的联系——真诚的对话和同理心——来帮助处于倦怠危险中的人们. 但时间跟踪是一个重要的工具,可以帮助你找出问题所在. 从时间跟踪中收集的数据有助于揭示重要的问题,并让您深入了解团队工作中以前没有的元素. 它还为个人提供他们需要的工具 该倡议.

防止倦怠只是 跟踪时间的原因之一. 时间跟踪可以帮助你向客户收费, 让你的项目有利可图, 提高你的价格. 此外,它提供的数据可以改变你管理团队的方式.

收获使时间跟踪变得轻松,因此您可以在不让团队抓狂的情况下获得所需的数据. +, 它将时间表数据转换为直观的可视化报告,使其容易深入到您的业务细节. 了解更多关于收获的信息 or 开始免费试用30天 自己来测试一下.