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为什么时间跟踪很重要?

时间追踪不仅仅是必要之恶. 它为您的业务提供了至关重要的洞察力. 以下是时间追踪可以改变你工作方式的七种方法.

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简介

如果你以前从未追踪过时间的话, 你可能会惊讶于许多经验丰富的时间追踪者认为它是他们业务的命脉. 这是他们做的最重要的事情之一, 就像工资单、会计或项目管理一样不可或缺.

这是因为时间跟踪涉及到您业务中一些最重要的领域. 如果你按小时收费,这不仅有助于你获得报酬, 但对你的项目来说,这就像x光透视. 它让你知道你正在做的工作是赚钱还是烧钱. 它可以让你知道事情是否在按照预算和截止日期进行, 如果你的团队正在以健康的速度工作.

以下是7个记录工作时间的方法:

1. 结算你的客户

如果你的客户是按小时计费的,时间跟踪是必不可少的. 不然你怎么知道该收客户多少钱?

追踪你的时间很重要,而不是猜测. 你不想低估你完成一个项目所花的时间,而不小心低估了自己. 你也不想向你的客户收取过高的费用,这可能会损害你们的关系.

根据您使用的工具的不同,跟踪时间也可以减少开发票的痛苦. 一些工具(如 收获)让您自动将您的计费时间转换为发票,为您处理所有的数学问题.

2. 保持项目盈利

即使你不按小时计费,时间跟踪也是很重要的. 事实是, 如果你是一家客户服务公司, 你以特定的价格出售一段时间, 无论你的定价结构如何.

每个项目都由一定数量的小时组成, 每小时都代表一种成本, 这取决于你付给员工多少钱. 为了让你的生意维持下去, 你需要确保你向客户收取的总价格大于你完成项目的成本. 计算成本的唯一方法是 算出这个项目花了多少时间. 这就是时间跟踪的作用.

没有时间跟踪, 许多企业没有意识到他们的一些项目实际上是无利可图的.

假设你经营一家移动应用开发机构,以25美元的固定价格出售sprint的工作,000. 你显然不需要追踪时间来给你的客户开账单, 因为你已经知道你要收他们多少钱. 然而,您确实需要知道您的团队在这些sprint中投入了多少努力. 假设你付给开发者每小时40美元. 如果他们总共需要400个小时才能完成冲刺,那就太棒了. 你赚了钱! 但如果他们遇到了障碍,出乎意料地花了750个小时,你就会在这个项目上赔钱.

没有时间跟踪, 许多企业没有意识到他们的一些项目实际上是无利可图的. 随着时间的跟踪, 当项目仍在进行时,你可以看到你是否在预算范围内. 你还可以看到你是否比预期更快地使用了几个小时, 这给了你和你的团队交流的机会,在项目偏离轨道之前纠正方向.

3. 提高你的价格

当你的生意起步的时候, 在为项目定价时,可能会有很多猜测. 你必须在具有竞争力的价格之间走钢丝, 这样你就能获得客户, 赚足够的钱维持生计. 这是一种许多企业永远做不好的平衡.

除非你是按小时收费的,否则你需要设定一个价格 估计你认为一个项目需要做多少工作. 如果你估计不正确, 你的团队可能会陷入耗费大量时间却收益甚微的工作中.

时间跟踪通过允许您构建过去项目的库来帮助解决这个问题. 你将确切地知道每一个之前的项目需要多长时间来完成,以及它花费了你的企业多少钱. 你也能知道你在这些项目上是赚了钱还是亏了钱.

这些信息对于完善你的定价至关重要, 因为它显示了不同类型的项目通常要花费多少钱. 你会知道开发一款应用程序或重新设计某人的网站要花多少钱. 然后,当您开始一个类似的项目时,您可以使用此数据作为基础价格.

这并不能保证你能赚钱(你仍然需要警惕防止项目偏离轨道), 但它能让你从一个更好的地方开始. +, 你追踪的越多, 你的项目库中可以参考的项目越多,定价就越准确. 这是保持计时器运行的强大动机.

4. 做出更准确的估计

当你估算一个项目需要多长时间才能完成时,同样的项目库也会派上用场. 没有客户喜欢你过度承诺而错过最后期限. 提前建立现实的期望对于与客户保持良好关系至关重要.

当你大概知道一个项目需要多长时间时, 您还可以更好地规划团队的时间,并为不同项目的人员配备人员. 这意味着您不太可能因为项目意外运行而超额预定某人. 而且有更精确的时间表, 你可以确定你只承担你的团队能够处理的工作.

5. 更好地管理你的团队

时间跟踪可以让您了解团队的工作情况. 你可以看到个人,甚至整个团队,是否经常超出他们的能力. 如果是这样,你可以在他们精疲力竭之前帮他们分担一些工作.

当你的团队知道你在使用时间表数据来维持健康的工作与生活平衡时, 他们更有可能把追踪时间看作是一件积极的事情,并且真的去做了. 更不用说,你会享受到拥有一个快乐、有动力的团队的所有其他好处.

因此,时间跟踪很有用, 即使你不在代理机构或其他客户服务公司工作. 有时候大公司的单个部门会跟踪时间,这样当有太多的工作要做时,他们就可以推迟, 或者找一个新员工. 拥有这样的数据可以将对话提升到一个更高效的空间. 有客观的时间表数据来支持你, 上司可能更能接受你的担忧.

6. 创建一个工作记录

除了提供有用的汇总数据, 时间跟踪还可以准确地记录团队的工作内容. 这在某些情况下真的会派上用场.

有时客户会要求详细解释为什么某件事花了这么长时间. 他们想要确保他们所支付的时间得到了很好的利用. 用正确的时间跟踪工具, 你所要做的就是生成一份报告,所有的细节都在那里. 这些数据让免费冰球突破网站更容易与客户进行艰难的讨论, 因为你可以向他们展示伟大的作品需要多长时间. 你也可以抵制任何侵略性的或不合理的期望.

当你在一个可以被审计的行业工作时, 追踪时间为你所做的工作创造了一个重要的记录. 如果你是政府承包商, 例如, 准确记录每个人做了什么,花了多长时间,这对于证明政府的钱没有浪费是至关重要的.

7. 改进你的工作方式

你每天花多少时间开会? 你是否花了更多的时间处理你的收件箱,而不是处理你最重要的事情? 没有确凿的数据,你很难知道自己到底有多高效.

人们常常惊讶于他们的时间表实际上告诉他们的工作习惯和团队的习惯.

人们常常惊讶于他们的时间表实际上告诉他们的工作习惯和团队的习惯. 不出所料,许多团队发现了巨大的低效. 有利的一面? 一旦你有了这些数据,你就可以开始改进你的团队的工作方式. 会议是否占用了团队的大量时间? 减少会议次数,或者减少每次会议的人数. 是否有内部流程在侵蚀计费工时? 与你的团队一起精简它们.

时间跟踪还可以帮助个人改善工作方式. 一旦人们看到自己的时间被记录下来, 他们经常意识到自己切换环境太频繁,没有留出足够的时间进行深入的工作. 或者他们看到如何能更好地安排他们的一天. 从长远来看,对单个工作流程的微小改进可以对整体效率产生重大影响.

结论

大多数企业在寻找时间跟踪解决方案时并没有考虑到所有这些事情. 他们通常有一个迫切的需求需要解决, 比如给刚来的新客户计费. 他们没有意识到的是,他们不只是在解决个人问题——他们是在为他们的整个业务建立一个窗口!

时间跟踪可以让你对如何定价和运行项目做出更明智的决定, 你如何安排你的团队, 甚至包括你如何度过你的一天.

阻碍一些企业发展的唯一因素是担心他们的团队对这个想法反应不佳. 对于一些团队成员来说,抗拒记录自己的时间或感到不舒服是非常正常的. 但也有 可以实施的策略 来缓解这些恐惧,让他们上船.

一旦你的团队掌握了诀窍, 他们可能会发现追踪时间并没有那么糟糕, 特别是如果你使用的工具是 收获,其设计目的是让追踪时间尽可能不痛苦. 自己试试吧 免费30天.